Đây là chế độ kiểm chứng theo case công khai đã có sẵn, không phải một định dạng trình diễn mới. Nguồn tư liệu là case study công khai chính thức của Roland Berger về tối ưu hóa kỹ thuật và quản lý độ phức tạp. Trước tiên, chúng tôi tách riêng phần kết quả ở giai đoạn sau — mô tả những gì công ty cuối cùng đã thực hiện và đạt được — sau đó chỉ tái dựng những thông tin có thể biết được tại thời điểm ra quyết định để đưa vào bộ dữ liệu huấn luyện cho Minerva Advisor. Đây là một mô phỏng giảng dạy độc lập được xây dựng dựa trên nguồn công khai đó. Đây không phải là trao đổi thực tế với khách hàng, và Roland Berger không hề sử dụng, xem xét, chứng thực, tài trợ, chứng nhận hay ủy quyền cho Minerva Advisor dưới bất kỳ hình thức nào.

Bối cảnh: sau nhiều thương vụ sáp nhập và mua lại, danh mục sản phẩm của nhà sản xuất bị chồng chéo, hoạt động phát triển bị phân mảnh giữa các đơn vị kinh doanh. Hơn tám mươi phần trăm số biến thể sản phẩm chỉ tạo ra dưới hai mươi phần trăm doanh số, và tới sáu mươi phần trăm biến thể hoàn toàn không tạo ra doanh số nào. Câu hỏi đặt ra với Giám đốc Sản phẩm là nên cắt bỏ ngay lập tức toàn bộ các biến thể hoạt động kém, hay trước tiên triển khai một đợt thẩm định danh mục ngắn hạn, có thể dừng lại bất cứ lúc nào, để xác định biến thể nào cần tạm dừng, giữ lại, hay loại bỏ — và bằng chứng nào sẽ đảo ngược trình tự xử lý đó.

Mỗi phán đoán đều để lại một biên nhận công việc gồm năm hạng mục. Thứ nhất, một nguồn tư liệu có thẩm quyền. Thứ hai, bốn vai trò chuyên môn được đưa vào quá trình rà soát. Thứ ba, các sự kiện được tách bạch rõ ràng khỏi các suy luận. Thứ tư, ba hạng mục còn để ngỏ được đánh dấu là chưa giải quyết. Thứ năm, hai hướng quyết định được đối chiếu song song, cùng với các cách lý giải thay thế và điều kiện đảo ngược được theo dõi song hành. Không có gì ở đây là một màn trình diễn; đây chính là hồ sơ có thể kiểm chứng tồn tại trong mọi phiên chạy của Decision Room, để lập luận đằng sau khuyến nghị có thể được kiểm tra từng dòng một.

Những gì đã biết: các biến thể tập trung nặng nề vào phân khúc sản lượng thấp, danh mục sản phẩm chồng chéo giữa các đơn vị kinh doanh, và sự phức tạp này đang đẩy chi phí tăng lên đồng thời làm chậm khả năng phản ứng. Những gì vẫn chưa biết tại thời điểm ra quyết định: nhu cầu theo khu vực, biên lợi nhuận gộp, hợp đồng khách hàng, các ràng buộc pháp lý, doanh thu dịch vụ, và chi phí loại bỏ của từng biến thể. Khuyến nghị của Minerva là triển khai đợt thẩm định ngắn hạn, có thể dừng lại, trước tiên, vì dữ liệu về khách hàng, pháp lý và chi phí cần thiết để phân biệt sự dư thừa thực sự với sự khác biệt hóa cần thiết vẫn còn thiếu.

Thách thức mạnh mẽ nhất đến từ ba góc độ. Con số doanh số bằng không có thể đơn thuần là một hiện tượng lệch dữ liệu do quá trình hợp nhất sau sáp nhập, chứ không phải sự dư thừa thực sự. Việc thúc đẩy thẩm định có thể phản ánh việc các đội khu vực đang bảo vệ lợi ích cục bộ, chứ không phải rủi ro hợp đồng thực sự. Và những than phiền về chi phí từ bộ phận kỹ thuật có thể bắt nguồn từ sự phân mảnh nguồn lực dùng chung — điều mà việc cắt giảm biến thể thậm chí không giải quyết được. Điều kiện đảo ngược được rút ra trực tiếp từ đó: nếu quá trình thẩm định không phát hiện bất kỳ ràng buộc nào về hợp đồng, pháp lý, hay nguồn lực dùng chung giữa các biến thể có doanh số bằng không trong khung thời gian ngắn này, khuyến nghị sẽ nâng cấp thành cắt giảm trên diện rộng hơn; nếu không, quyết định tạm dừng vẫn được giữ nguyên.

Kết quả ở giai đoạn sau của Roland Berger đã được chủ động giữ lại, không đưa vào đầu vào của Minerva: chương trình gồm ba giai đoạn — lập bản đồ toàn bộ các biến thể sản phẩm, sau đó loại bỏ các biến thể hoạt động kém và đồng bộ hóa quy trình theo khu vực, cuối cùng triển khai một nền tảng mô-đun hóa — dẫn đến việc giảm bốn mươi lăm phần trăm số biến thể, cùng với những cải thiện về nghiên cứu và phát triển, thu mua, sản xuất, thời gian phát triển sản phẩm, và chi tiêu vốn. Minerva chưa từng thấy kết quả này và không tái dựng nó sau khi sự việc đã xảy ra; khuyến nghị được xây dựng hoàn toàn từ những gì có thể biết được trước khi chương trình đó tồn tại.

Sau đó, ba cố vấn đã cùng đối chiếu, kiểm chứng lại phán đoán này. Marcus đặt câu hỏi xoay quanh việc cần có những bằng chứng gì trước khi thực hiện bất kỳ việc loại bỏ không thể đảo ngược nào. Sofia mô hình hóa các tác động cấp hai đối với khách hàng, khu vực, bộ phận nghiên cứu và phát triển, và đội ngũ quản lý. Evelyn đặt vấn đề liệu giai đoạn thẩm định có thể âm thầm biến thành sự trì hoãn hay không. Cả ba đều đi đến cùng một kết luận: triển khai một đợt thẩm định danh mục ngắn hạn, có thể dừng lại, để kiểm tra nhu cầu theo khu vực, biên lợi nhuận, hợp đồng, tình trạng pháp lý, và tính cần thiết của dịch vụ trước khi động đến các biến thể có doanh số bằng không.

Mối lo ngại của Evelyn vẫn có giá trị: việc thẩm định làm giảm rủi ro loại bỏ nhầm, nhưng nếu không xác định rõ phạm vi, thời hạn, và ngưỡng loại bỏ, nó có thể khiến toàn bộ nỗ lực bị đình trệ. Ban lãnh đạo đã phản hồi bằng một điều kiện: trước tiên kiểm tra từng hạng mục — nhu cầu theo khu vực, biên lợi nhuận, hợp đồng, tình trạng pháp lý, và tính cần thiết của dịch vụ — và chỉ chuyển những biến thể không đạt các ngưỡng đó sang đánh giá loại bỏ. Điều này nhằm kiểm tra liệu ý kiến của ban lãnh đạo có làm thay đổi phán đoán cốt lõi hay không. Minerva đã ghi nhận câu trả lời này và đánh dấu khuyến nghị ban đầu là được giữ nguyên, nay đi kèm các ranh giới cụ thể thay vì một cuộc rà soát bỏ ngỏ.

So sánh hai hướng đi: việc loại bỏ ngay lập tức trên diện rộng giúp giảm độ phức tạp và chi phí nhanh nhất, nhưng có nguy cơ loại bỏ nhầm những biến thể có giá trị về pháp lý, dịch vụ, hoặc chiến lược, và bất kỳ tổn thất khách hàng nào phát sinh từ đó đều khó có thể đảo ngược. Hướng thẩm định ngắn hạn sử dụng một bộ chỉ số được xác định rõ để phân loại từng biến thể thành tạm dừng, giữ lại, hoặc loại bỏ, với cái giá phải trả là thời gian thẩm định và một phần khoản tiết kiệm bị trì hoãn. Ban lãnh đạo đã chọn hướng đi thứ hai, hướng có thể đảo ngược.

Hành động đã được cam kết: đội quản lý danh mục hiện được giao nhiệm vụ tổng hợp nhu cầu theo khu vực, biên lợi nhuận gộp, hợp đồng khách hàng, tình trạng pháp lý, và chi phí loại bỏ của từng biến thể trong một khung thời gian ngắn, được xác định rõ, làm cơ sở cho việc phân loại tạm dừng, giữ lại, hay loại bỏ. Minerva ghi nhận rằng hành động này đã được giao; hệ thống không khẳng định rằng bất kỳ biến thể nào đã thực sự được cắt giảm, hay bất kỳ lợi ích tài chính nào đã thực sự đạt được.

Phiên chạy này đã đạt mười trên mười tiêu chí kiểm tra chất lượng quyết định. Nó sử dụng bốn lượt gọi mô hình, đưa ra quyết định đầu tiên trong 17.057 giây, và hoàn tất toàn bộ kết quả trong 24.970 giây, vượt qua cả ngưỡng ba mươi giây cho quyết định đầu tiên lẫn ngưỡng bốn mươi lăm giây cho kết quả hoàn chỉnh. Đây vẫn chỉ là một phiên mô phỏng giảng dạy độc lập, dựa trên một case công khai; nó không đại diện cho hiệu suất vận hành thực tế được đảm bảo hay kết quả thực tế của khách hàng.