Este estudo de caso é extraído dos materiais públicos oficiais da Mercer sobre seleção de fornecedores de gestão de capital humano em escala global. Trata-se de uma simulação didática independente, não de correspondência real com clientes nem de resultados reais de clientes, e a Mercer não usou, revisou, endossou, patrocinou, certificou ou encomendou o Minerva Advisor. Antes de o Minerva sequer conhecer a decisão, removemos a resposta da etapa final do caso e reconstruímos, em um conjunto de dados de treinamento, apenas os fatos que eram conhecíveis no momento da decisão. O que se segue é um replay real dessa execução do Decision Room, mostrando exatamente o que o sistema produziu dentro desse limite de comprovação.

O caso: uma organização global de locação de veículos, que opera três marcas em cerca de dez mil localidades e conta com mais de trinta mil funcionários, precisava substituir sistemas fragmentados de gestão de capital humano fora da América do Norte. Os requisitos eram complexos e variavam entre regiões, faltava consenso interno, e um processo tradicional de solicitação de proposta (RFP) era visto como lento, custoso e sem garantia de identificar a solução mais adequada. A questão colocada ao Minerva não era qual fornecedor escolher, mas se a equipe deveria lançar imediatamente um RFP completo ou, primeiro, executar uma triagem rápida de evidências, com prazo definido e passível de interrupção, para testar se sequer era possível estabelecer uma base comum de requisitos.

A execução do Minerva produziu um recibo de trabalho documentado, e não um resumo polido. Ela recorreu a uma fonte pública, identificou quatro papéis distintos na decisão, separou cinco fatos verificados de duas inferências e três incertezas em aberto, comparou dois caminhos possíveis a seguir e preservou três explicações alternativas, além de uma condição explícita de reversão. Cada um desses itens está disponível ao executivo como um artefato verificável, não como uma conclusão narrativa.

O que se sabia: os requisitos regionais de negócio, sistemas, regulamentação e integração eram numerosos e variados, um RFP tradicional seria demorado e caro, e ainda não existia um padrão de comparação confiável. O que permanecia desconhecido: quais requisitos formam de fato uma base comum global, se a divergência regional decorre principalmente de regulamentação ou de preferência, e o quanto qualquer produto candidato se ajustaria em termos de custo, esforço de migração e flexibilidade de longo prazo. O Minerva não resolveu essas incertezas para o executivo; ele as manteve visíveis como itens em aberto que exigem mais evidências.

O desafio mais forte veio do consultor encarregado de testar o risco regional sob pressão: a vantagem da triagem rápida só se sustenta se for possível convergir, dentro do prazo definido, para uma base global confiável e um padrão de exceções regionais. Se essa convergência falhar, ou se a triagem revelar evidências confiáveis de que requisitos regionais obrigatórios permanecem não atendidos, a lógica de baixo custo e reversibilidade deixa de valer. A condição explícita de reversão que o Minerva anexou à sua recomendação foi esta: se a triagem com prazo definido não conseguir resolver a questão da base comum dentro do prazo, ou se surgirem lacunas regulatórias ou de integração relevantes, escalar imediatamente para um RFP completo.

O material do caso da Mercer referente à etapa posterior descreve um processo formal de Avaliação de Solução sob Demanda, um questionário automatizado de requisitos, pesquisa de produtos, painéis de acompanhamento, comparações detalhadas, um business case com indicadores de retorno sobre investimento, aprovação executiva e o fornecedor finalmente selecionado. Nada disso foi fornecido ao Minerva. Essa informação foi deliberadamente omitida para que o teste demonstrasse se o sistema conseguiria projetar um caminho sólido e passível de interrupção para a decisão de fornecedor, usando apenas o que era conhecível antes de essa evidência da etapa posterior existir.

Três consultores analisaram o mesmo julgamento sob ângulos diferentes. Um se concentrou em saber se os critérios de comparação poderiam realmente convergir entre regiões. Um segundo modelou as consequências para as equipes regionais de RH, a equipe de tecnologia, a área de compras e os tomadores de decisão. Um terceiro testou especificamente se o caminho rápido poderia deixar de captar requisitos regionais essenciais. Os três chegaram, de forma independente, à mesma recomendação: executar primeiro a triagem de evidências com prazo definido, mas manter uma saída clara e definida para um RFP completo caso a triagem não consiga convergir.

A condição do executivo, inserida diretamente no Decision Room, foi esta: primeiro estabelecer a base comum global, as exceções regionais e condições explícitas de interrupção; se não houver convergência dentro do prazo, mudar para um RFP completo. O Minerva registrou essa resposta como um recibo e confirmou que a recomendação original se mantinha válida sob essa restrição adicional. Este é um replay da entrada real do executivo e da resposta do sistema a ela, não uma nova conclusão do modelo.

Um RFP completo pode captar formalmente os detalhes locais de compras e conformidade, mas é lento, caro e não garante que conflitos regionais de definição ou de ordem política sejam resolvidos. A triagem rápida de evidências com prazo definido pode revelar uma base comum e as diferenças regionais necessárias a um custo muito menor, com a contrapartida de que um escopo pouco claro ainda pode deixar de captar condições locais. O executivo escolheu o segundo caminho justamente porque ele era passível de interrupção e reversível, em vez de comprometer meses de gastos com um RFP antes mesmo de a questão da base comum ser respondida.

A próxima ação assumida é definir o prazo da triagem rápida, nomear um responsável, estabelecer critérios explícitos de comparação e registrar por escrito as condições de interrupção e escalonamento antes do início da triagem. No caso público subjacente, a equipe de seleção de fornecedores concluiu um processo comparável de evidências rápidas em cerca de três semanas antes de retornar para aprovação final. O Minerva não seleciona um fornecedor em nome da empresa e não faz nenhuma afirmação sobre retorno sobre investimento.

Esta execução foi aprovada em todas as dez verificações de qualidade de decisão. Utilizou quatro chamadas de modelo, entregou sua primeira decisão em 17.114 segundos e concluiu o resultado completo, incluindo a verificação cruzada dos três consultores, em 26.135 segundos, cumprindo tanto o limite de trinta segundos para a primeira decisão quanto o limite de quarenta e cinco segundos para o resultado completo. Este continua sendo um teste de caso único do processo de avaliação do produto. Ele demonstra apenas o desempenho de suporte à decisão, não o desempenho em escala de produção nem resultados reais de clientes.