Đây không phải là một định dạng minh họa mới. Đây là quy trình xác thực dựa trên các case công khai mà chúng tôi vẫn đang áp dụng. Tư liệu được lấy từ nghiên cứu tình huống công khai chính thức của ghSMART về kế nhiệm CEO. Chúng tôi đã tách riêng các câu trả lời ở giai đoạn sau, sau đó tái dựng những gì có thể biết được tại thời điểm ra quyết định thành một gói dữ liệu phục vụ giảng dạy. Minerva Advisor đã thực hiện một phiên chạy trực tiếp có trả phí, và đây là bản phát lại đã được xác minh của phiên Decision Room thực tế đó. Điều này không hàm ý rằng ghSMART đã sử dụng, xem xét, xác nhận, tài trợ, chứng nhận hay đặt hàng Minerva Advisor, và cũng không đại diện cho trao đổi thực tế hay kết quả thực tế của bất kỳ khách hàng nào. Đây là một mô phỏng giảng dạy độc lập được xây dựng trên một nguồn tư liệu công khai.

Tình huống mở đầu với một công ty dược phẩm đa quốc gia đang dự liệu việc chuyển giao CEO trong khoảng năm năm tới. Giám đốc điều hành, giám đốc nhân sự và hội đồng quản trị phải cùng nhau quyết định cách quản lý quá trình kế nhiệm này. Minerva được yêu cầu cân nhắc hai hướng đi: chốt ngay một ứng viên nội bộ duy nhất, hoặc duy trì một danh sách ứng viên gồm cả nội bộ và bên ngoài rồi thu hẹp dần khi chiến lược, năng lực, các mối quan hệ và mức độ sẵn sàng trở nên rõ ràng hơn. Khoảng thời gian năm năm này tạo ra rủi ro thực sự ở cả hai hướng, từ việc danh sách bị đình trệ cho đến việc chốt một lựa chọn quá sớm và khó thay đổi.

Phiên chạy này để lại một biên nhận công việc gồm năm hạng mục, có thể kiểm chứng đầy đủ. Minerva đã tách bạch các sự kiện đã biết khỏi những điều chưa rõ, cân nhắc song song hai chiến lược lựa chọn ứng viên, ghi nhận ba cách lý giải khác để làm rõ vì sao phương án danh sách có thể được ưu tiên, và ghi lại một điều kiện đảo chiều được nêu rõ ràng. Mỗi hạng mục đều có thể truy vết, để nhà lãnh đạo thấy được chính xác bằng chứng nào đã hỗ trợ khuyến nghị và điều gì sẽ làm thay đổi khuyến nghị đó.

Những gì đã biết: quá trình chuyển giao còn khoảng năm năm nữa, việc chỉ định một người quá sớm có nguy cơ khiến các nhân tài khác rời đi, còn việc không thu hẹp danh sách lại sẽ lãng phí thời gian phát triển nhân sự và công sức tìm kiếm bên ngoài. Những gì vẫn chưa biết: tiêu chí thành công của CEO tương lai, toàn bộ nguồn ứng viên, những khoảng cách về mức độ sẵn sàng của từng ứng viên, và nhu cầu hiện tại của thị trường bên ngoài đối với các ứng viên ngoài công ty. Không có khoảng trống nào trong số này được lấp đầy trước khi Minerva lập luận về quyết định.

Thách thức mạnh nhất mà Minerva giữ lại là: cách tiếp cận danh sách có thể tồn tại chủ yếu để tránh sự soi xét về xung đột lợi ích, một ứng viên dẫn đầu nội bộ có thể đã rõ ràng đối với người trong cuộc, và việc duy trì một danh sách rộng tự nó có thể đẩy nhanh tình trạng ứng viên rời đi khi họ cảm thấy mình chỉ là phương án dự phòng. Điều kiện đảo chiều được nêu rõ: nếu hội đồng quản trị và các bên liên quan về chiến lược không thể thống nhất được tiêu chí thành công cụ thể và các ngưỡng cổng xét duyệt trong một khung thời gian ngắn hạn hợp lý, thì cách tiếp cận danh sách nên được xem xét lại, vì nó thiếu kỷ luật quản trị mà tình huống này đòi hỏi.

Tình huống được công bố sau đó mô tả việc ghSMART làm việc cùng CEO, giám đốc nhân sự và hội đồng quản trị để xây dựng chân dung CEO hướng tới tương lai, xác định ứng viên, huấn luyện người được chọn cuối cùng, và hỗ trợ để năm đầu tiên nhậm chức diễn ra suôn sẻ. Toàn bộ tư liệu ở giai đoạn sau đó, bao gồm ứng viên nào cuối cùng được chọn và quá trình chuyển giao diễn ra như thế nào, đều được giữ lại, không đưa vào dữ liệu đầu vào của Minerva. Phép thử ở đây là liệu Minerva có thể tự mình đưa ra một phán đoán vững chắc về chiến lược danh sách ứng viên và trình tự thu hẹp lựa chọn hay không, mà không hề nhìn thấy đáp án đã được công bố đó.

Ba cố vấn đã cùng đối chiếu, kiểm chứng phán đoán này. Marcus xác định vấn đề cốt lõi là khi nào và dựa trên bằng chứng nào thì hội đồng quản trị nên chốt lựa chọn. Sofia mô hình hóa các hệ quả đối với hội đồng quản trị, CEO đương nhiệm, các ứng viên và đội ngũ lãnh đạo cấp cao nói chung. Evelyn đặt câu hỏi liệu danh sách ứng viên có thực sự mở hay chỉ mang tính hình thức. Cả ba đều đi đến cùng một khuyến nghị: duy trì một danh sách ứng viên có thể điều chỉnh và tiến từng bước qua các cổng quản trị đã được xác định, thay vì chỉ định người chiến thắng ngay bây giờ.

Evelyn cũng lưu ý rằng một danh sách trông có vẻ công bằng bên ngoài vẫn có thể âm thầm bị chi phối bởi các mối quan hệ sẵn có của CEO đương nhiệm hoặc hội đồng quản trị, khiến tổ chức rơi vào tình trạng bất định kéo dài về việc ai thực sự nắm quyền. Trước tình huống đó, nhà lãnh đạo yêu cầu hội đồng quản trị trước tiên phải thiết lập các quy tắc bảo mật, tiêu chuẩn công bằng, các biện pháp bảo vệ chống xung đột lợi ích, và các ngưỡng đảo chiều rõ ràng. Chỉ dẫn được đưa ra rất thẳng thắn: nếu việc so sánh ứng viên bắt đầu bị chi phối bởi một thiên hướng duy nhất, cần dừng lại và tái cấu trúc cơ chế quản trị trước khi tiếp tục.

Minerva trình bày rõ ràng bài toán đánh đổi. Việc chỉ định một ứng viên ngay bây giờ cho phép quá trình phát triển bắt đầu sớm hơn và tập trung hơn, nhưng việc đảo ngược lựa chọn đó sẽ tốn kém nếu chiến lược hoặc kết quả hoạt động thay đổi trong khoảng thời gian năm năm. Việc duy trì một danh sách giữ được sự linh hoạt, nhưng phải trả giá bằng chi phí quản trị và truyền thông cao hơn. Đây chính là lúc hệ thống cho thấy liệu ý kiến của nhà lãnh đạo có thực sự làm thay đổi phán đoán nền tảng hay không: ngay cả sau khi nhà lãnh đạo bổ sung các điều kiện về bảo mật và công bằng, khuyến nghị vẫn giữ nguyên, nghiêng về phương án danh sách và thu hẹp dần qua các cổng xét duyệt thay vì chốt một cái tên duy nhất ngay từ đầu.

Nhà lãnh đạo đã chọn phương án danh sách và yêu cầu thu hẹp dần qua các cổng quản trị. Bước tiếp theo đã được cam kết là ủy ban kế nhiệm của hội đồng quản trị sẽ tự thiết lập điều lệ để cùng nhau xác định tiêu chí thành công của CEO trong năm năm tới và lịch trình các cổng xét duyệt, trước khi thu hẹp bất kỳ ứng viên nào. Sau đó, ủy ban sẽ trình danh sách ứng viên, các đánh giá mức độ sẵn sàng, quy tắc bảo mật, tiêu chuẩn công bằng, các biện pháp bảo vệ chống xung đột lợi ích và các ngưỡng đảo chiều lên toàn thể hội đồng quản trị để phê duyệt tại cuộc họp kế tiếp.

Trong phiên chạy thực tế bằng tiếng Anh, Minerva đã sử dụng bốn lượt gọi mô hình, đưa ra quyết định đầu tiên trong 16.224 giây, và hoàn tất toàn bộ kết quả trong 23.705 giây, vượt qua cả ngưỡng 30 giây cho quyết định đầu tiên lẫn ngưỡng 45 giây cho kết quả hoàn chỉnh. Tình huống này đã vượt qua mười trên mười tiêu chí kiểm tra chất lượng quyết định. Minerva không đưa ra lời khuyên về việc bổ nhiệm nhân sự lãnh đạo, và không có tuyên bố nào cho rằng bất kỳ ứng viên thực tế hay kết quả kế nhiệm thực tế nào đã xảy ra. Đây vẫn chỉ là một bài kiểm tra trực tiếp năng lực của Minerva trên một tình huống đơn lẻ, không phải là minh chứng cho dịch vụ ở cấp độ vận hành thực tế hay kết quả thực tế của khách hàng.