Đây không phải là một định dạng minh họa mới. Đây là quy trình kiểm định case công khai hiện có của chúng tôi. Dữ liệu case được lấy từ mô tả case công khai chính thức của CohnReznick. Chúng tôi trước tiên tách riêng các đáp án ở giai đoạn sau, sau đó tái dựng lại những gì có thể biết được tại thời điểm ra quyết định thành một gói dữ liệu phục vụ mục đích giảng dạy. Đây là một mô phỏng giảng dạy độc lập dựa trên nguồn công khai chính thức, không phải trao đổi thực tế hay kết quả thực tế của khách hàng, và điều này không hàm ý rằng CohnReznick đã sử dụng, xem xét, chứng thực, tài trợ, chứng nhận hoặc ủy quyền cho Minerva Advisor.

Case bắt đầu với một công ty hóa chất được quỹ đầu tư tư nhân hậu thuẫn, tăng trưởng thông qua các thương vụ mua lại và hình thành bốn mảng kinh doanh: sản xuất và phân phối hóa chất, dịch vụ sức khỏe động vật, xử lý nước lò hơi và nước làm mát, và logistics vận tải. Mỗi thương vụ mua lại mang theo đội ngũ, quy trình và công nghệ khác nhau, tạo ra các hệ thống rời rạc, đối chiếu số liệu thủ công trên bảng tính, nhập liệu trùng lặp, và các silo thông tin làm chậm trễ các quyết định quản lý. Quyết định cần đưa ra: liệu Giám đốc Chuyển đổi (Chief Transformation Officer) nên cam kết và triển khai một nền tảng ERP toàn doanh nghiệp cùng một lúc, hay trước tiên lựa chọn một phương án kiểm định phạm vi dùng chung, có giới hạn thời gian và có thể dừng lại, để định hướng việc tích hợp, với bằng chứng rõ ràng cho thời điểm mở rộng, thu hẹp, hoặc đảo ngược quyết định?

Phiên chạy trực tiếp này đã tạo ra một biên nhận công việc gồm năm hạng mục. Một tài liệu nguồn đã được sử dụng. Bốn vai trò đã được xác định. Sáu sự kiện, hai suy luận, và ba hạng mục chưa giải quyết đã được tách riêng. Hai hướng tích hợp đã được so sánh song song. Và ba cách diễn giải thay thế, cùng một điều kiện đảo ngược, đã được lưu giữ thay vì loại bỏ. Các nhà lãnh đạo có thể kiểm chứng nguồn, vai trò, bằng chứng, các phương án, và bằng chứng phản biện, từng hạng mục một.

Đây là những gì đã biết và chưa biết tại thời điểm ra quyết định. Đã biết: bốn mảng kinh doanh có hệ thống rời rạc, đối chiếu thủ công, nhập liệu trùng lặp, chậm trễ ra quyết định, và báo cáo bị phân mảnh theo từng silo. Chưa biết: ranh giới quy trình và dữ liệu chung thực sự giữa các đơn vị, liệu vấn đề cốt lõi chủ yếu mang tính hệ thống hay quy trình, và chi phí tích hợp thực tế cùng rủi ro áp dụng. Minerva không quy mọi vấn đề trực tiếp cho những hạn chế của ERP.

Thách thức nội bộ mạnh mẽ nhất đến từ cố vấn Evelyn, người lập luận rằng công ty đã đang đối mặt với việc đối chiếu thủ công và chậm trễ ra quyết định, và rằng cách tiếp cận kiểm định theo giai đoạn có thể đánh giá thấp chi phí thực sự của việc tiếp tục trì hoãn. Hệ thống đã lưu giữ điều này như một điều kiện đảo ngược đang hoạt động: nếu chi phí phân mảnh đang diễn ra được chứng minh là lớn hơn rủi ro của việc trì hoãn kiểm định, và khả năng mở rộng quy mô cho các thương vụ mua lại trong tương lai đòi hỏi sự hợp nhất nhanh hơn so với những gì kiểm định theo giai đoạn cho phép, thì khuyến nghị nên chuyển hướng sang việc tiến hành triển khai toàn doanh nghiệp sớm hơn.

Đáp án được CohnReznick công bố sau đó đã cố ý bị loại khỏi dữ liệu đầu vào của Minerva. Quy trình hai giai đoạn của họ, bao gồm khảo sát chuyên sâu, các buổi hội thảo, phỏng vấn các bên liên quan, lập bản đồ quy trình, việc lựa chọn NetSuite, phạm vi triển khai trên các mảng tài chính, sản xuất, và phân phối, cùng các kết quả thu được, đều đã được giữ kín. Minerva không biết trước đáp án cuối cùng về nền tảng, và không xem các kết quả công bố sau của case công khai này là kết quả của chính mình.

Sau đó, ba cố vấn đã cùng kiểm chứng chéo một nhận định. Marcus xác định ranh giới tích hợp thực sự cần được quyết định. Sofia mô hình hóa các hệ quả đối với tài chính, công nghệ, các đơn vị kinh doanh, và bộ phận quản lý. Evelyn đặt câu hỏi liệu con đường kiểm định theo giai đoạn có đánh giá thấp chi phí trì hoãn hay không. Định hướng chung của họ: trước tiên phân loại ưu tiên các nguyên nhân gốc rễ, sau đó thực hiện kiểm định phạm vi với một chủ sở hữu được chỉ định rõ ràng, các ranh giới chung, các điều kiện dừng, và các ngưỡng mở rộng.

Bước này cho thấy liệu ý kiến của lãnh đạo có làm thay đổi nhận định hay không. Lãnh đạo đã bổ sung một điều kiện: trước tiên phân biệt các nguyên nhân gốc rễ giữa hệ thống, quy trình, chất lượng dữ liệu, và trách nhiệm giải trình, sau đó kiểm định phạm vi bằng các ranh giới chung, điều kiện dừng, và ngưỡng mở rộng. Hệ thống đã ghi nhận một biên nhận phản hồi, đánh dấu nhận định ban đầu là được giữ nguyên. Bổ sung của lãnh đạo củng cố thêm các yêu cầu quản trị hiện có thay vì đảo ngược chúng.

Hai phương án đã được so sánh trực tiếp. Việc chốt triển khai ERP toàn doanh nghiệp trong một bước, nếu thành công, sẽ hợp nhất hệ thống và báo cáo nhanh nhất, nhưng khi những khác biệt giữa các mảng kinh doanh chưa được xác minh, phương án này có nguy cơ gây gián đoạn hoạt động và khó đảo ngược giữa chừng. Một kiểm định phạm vi dùng chung sẽ trước tiên xác minh ranh giới quy trình và dữ liệu, giữ lại dư địa để mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi, với cái giá là tổng thời gian có thể kéo dài hơn. Lãnh đạo đã chọn phương án thứ hai, con đường có thể dừng lại được.

Hành động đã cam kết: một đội ngũ tích hợp chung giữa tài chính và công nghệ sẽ xác minh tính tương đồng về quy trình và dữ liệu giữa bốn mảng kinh doanh trong vòng ba tuần, và phân loại các vấn đề đối chiếu thủ công và chậm trễ thành bốn nhóm, hệ thống, quy trình, chất lượng dữ liệu, và trách nhiệm giải trình, như đầu vào trực tiếp cho việc kiểm định phạm vi. Minerva không tuyên bố rằng một nền tảng ERP đã được lựa chọn, hay rằng bất kỳ kết quả chuyển đổi nào đã diễn ra.

Case CohnReznick này đã đạt 10 trên 10 hạng mục kiểm tra chất lượng quyết định. Phiên chạy đã sử dụng bốn lượt gọi mô hình, đưa ra quyết định đầu tiên trong 19,459 giây, và hoàn tất trong 27,169 giây, đạt cả ngưỡng 30 giây cho quyết định đầu tiên lẫn ngưỡng 45 giây cho kết quả hoàn chỉnh. Chất lượng quyết định, trải nghiệm của lãnh đạo, và tình trạng hiệu năng đều đạt. Đây vẫn là một bài kiểm tra đơn lẻ theo từng case và không đại diện cho tiêu chuẩn dịch vụ ở cấp độ vận hành thực tế hay kết quả thực tế của khách hàng.